Selecteer een pagina

BTW periode.  Het moment van de maand.

Of beter het moment van het kwartaal.  Dat is het moment waarop ondernemers hun boekhouding bij de boekhouder moeten binnenbrengen om de BTW aangifte over vorig kwartaal te kunnen opmaken.  Ik zie het bij de verschillende ondernemers die ik volg op Instagram

  • Ik ben mijn boekhouding aan het indienen omdat ik het al een tijdje aan het uitstel en nu moet het wel want het is BTW
  • oef bij de boekhouder geweest voor mijn BTW aangifte, is ook weer af te vinken
  • vandaag een dagje om alles bij elkaar te zoeken want het is terug BTW tijd
  • aahhh, ik haat die BTW periode!

Net als het echte moment van de maand lijkt dit moment een pijnlijke en vermoeiende periode.  En moment van: laat me maar met rust, ik ben niet super goed gezind, eigenlijk wil ik het liefst in de zetel wegkruipen en Netflix uitkijken.

En hier komt de clou : dat hoeft dus helemaal zo niet te zijn hé, mannekes, je hoeft niet een nachtje door te trekken op het einde van ieder kwartaal om alles goed en op tijd bij de boekhouder te krijgen.  En nee, ik sta geen ge-ooggerol toe, het is gewoon écht niet moeilijk, lastig, tijdrovend of totaal buiten je flow.  

Hieronder vind je 10 tips die je helpen van het eind van het kwartaal te genieten en te weten dat alles al netjes aangeleverd is.  (en naar alle waarschijnlijkheid zelfs al verwerkt werd)

Ik ga uit van enkele veronderstellingen

  • Je boekhouder werkt met een online boekhoudpakket
  • Je hebt een mailadres waar je alle facturen digitaal heen kunt sturen of je kunt ze uploaden via het programma van je boekhouder

Stopt het hier al voor jou, kun je niet ‘ja, dat is zo’ antwoorden op deze vragen, dan ga je best eventjes met je boekhouder in gesprek.  Veel kans dat zij of hij wel zo werkt maar dat misschien nog niet aan jou liet weten.

Is dit wel al in de sjakos dan kan ik je deze 10 tips meegeven

1. Zorg er voor dat je zoveel mogelijk inkomende facturen digitaal ontvangt. Heb je nog leveranciers die je een papieren factuur toesturen of meegeven, vraag hen dan of ze dit ook digitaal kunnen aanleveren.

 

2. Stuur elke digitaal ontvangen factuur onmiddellijk door naar je boekhoudpakket via het mailadres die je hiervoor kreeg van je boekhouder.  Mijn boekhouder werkt met Yuki, ik stuur elke factuur die ik ontvang door naar mijn Yukiworks mailbox.  Zo zit elke factuur ook direct in het boekhoudpakket.  Ik hoef dus  niet hard te werken op het einde van het kwartaal 😊

3. Je kunt je leveranciers ook vragen de facturen rechtstreeks naar je boekhoudpakket te sturen.  Dan hoef je zelf niet te onthouden dat je moet mailen, kun je ze niet per ongeluk twee keer mailen, enzovoort.  Bespreek dit eventjes met je boekhouder zodat je goed weet wat er gebeurt met facturen die binnenkomen in het boekhoudpakket.  Je wil wel weten welke facturen je ontvangen hebt en te betalen zijn, natuurlijk.  Dat moet goed zichtbaar zijn anders ben je nog verder van huis.  En dat willen we niet!

 

4. Een bonnetje ontvangen?  Dit is de gewoonte die je jezelf vanaf nu aanleert:  bonnetje ontvangen, onmiddellijk gsm uit je zak, foto nemen, foto doorsturen naar het boekhoudpakket.  Klaar!   

PS.  Is dat bonnetje een papieren factuur doe dan hetzelfde indien de leverancier deze niet digitaal kan aanleveren.

Voer je een dubbele boekhouding dan is deze tip nog van veel groter belang, want dan moet je boekhouder de betaling ook boeken.  En niets duurder dan bonnetjes die verschwunden zijn met enkel de betaling als bewijs dat ze er ooit waren.  Je boekhouder steekt er extra tijd in, jij gaat toch nog eens alle jaszakken en gleufjes tussen de autozetels na, je loopt te piekeren waar het nu kan gebleven zijn.  Allemaal tijd die we beter kunnen besteden, niet?

 

5. Misschien heeft het gebruikte boekhoudpakket wel een app waar je die bonnetjes mee kunt scannen en waardoor ze onmiddellijk zonder gemail in je boekhouding opgenomen zijn. Nog handiger.

 

6. Kijk eens welke bonnetjes toch via een factuur geregeld zouden kunnen worden.  Ik denk daarbij aan de tankbonnetjes.  Het kan handig zijn om een tankkaart aan te vragen bij je favoriete benzinestation.  Op die manier krijg je een maandelijkse factuur van elke tankbeurt en kun je nooit meer een bonnetje vergeten zijn.

 

7. De Telenets, de Mega’s, de Engies, de Proximussen, … van deze wereld sturen je vaak een mail met een link waarin je de factuur kunt downloaden.  Download de factuur en stuur deze dan naar het boekhoudpakket.

Je boekhouder is niets met de mail waarin de link of downloadknop staat.  Dat is geen factuur, kan niet geboekt worden, is gewoon niet handig om dit door te sturen.  

En onnodig gezegd, download de factuur van zodra je de mail met knop binnenkreeg en stuur hem stante pede door naar je boekhoudpakket.  Anders is dit er eentje die sowieso uit het oog verloren geraakt.  En ga dan maar zoeken welke wel en welke nog niet in je boekhouding zit.

 

8. Werk je met een ander programma dan je boekhoudpakket om je verkoopfacturen te maken?  Zorg er dan voor dat het mailadres van je boekhoudpakket is toegevoegd als adres waar elke gemaakte factuur heen gestuurd wordt.  Geen gedoe meer met alles eerst op je harde schijf op te slaan en dan pas door te sturen.  Of nog erger, het doorsturen in stukjes en beetjes te moeten doen omdat je email programma weigert grote bestanden door te sturen.  Jaaaa, ik heb het allemaal gezien 😉

9. Worden ook alle betalingen geboekt?  Betaal dan zoveel mogelijk met overschrijving of je bank- of creditkaart.  Vermijd cashgeld te gebruiken.  Op die manier is er steeds een duidelijk en uniek spoor van de betaling.  Je bespaart tijd door zelf geen kas te moeten bijhouden en je kunt geen betaling vergeten noteren.

 

10. Is er iets ongewoons met een factuur of is het een item die nog nooit werd aangekocht, laat het je boekhouder weten wanneer je de factuur naar het boekhoudpakket doorstuurt.  Op die manier weet je boekhouder bij de verwerking wat hij of zij hiermee moet.  En een goeie communicatie, in 2 richtingen, zorgt er voor dat je geen lijstje met vragen krijgt na de BTWperiode waarbij je terug enkele uren zoet bent om na te gaan wat je toen, drie maand geleden, gedaan hebt en waar dat bonnetje of deze factuur precies voor diende.  En je boekhouding is afgewerkt en dus up to date.  Wat wil een mens nog meer?

 

Voor veel ondernemers is een boekhouding een noodzakelijk kwaad en een lastig iets die bij ondernemen hoort.  Wanneer je de bovenstaande tips volgt, zal het je opvallen hoe niet-lastig het is om je boekhouding up to date te houden.  

Misschien heb jij nog extra tips die jou helpen om van het einde van het kwartaal geen ‘pff, ik moet weer want het is BTW-periode’ te maken.  Deel ze gerust hieronder.